Как много успевать за день: маленькие советы для больших свершений.

Всем привет, это Дмитрий Пелин, автор блога «На Грани»! Очень простой совет могу дать тем людям, которые озадачены проблемой как много успевать за день. Сегодняшняя статья будет посвящена таймменджменту, хотя я не очень большой сторонник жесткого планирования времени. Я считаю, что в жизни должно быть место импровизации и некой спонтанности. Но если вы хотите знать, как можно успевать делать больше дел за день, прочитайте статью ниже.

Но прежде, расскажу свою маленькую историю.

Как успевать больше за день? Этот вопрос волнует многих!

Как-то раз, давным-давно, я провел маленький эксперимент – в течение недели кропотливо записывал, куда уходит мое время. То есть мне было интересно решить вопрос «как больше успевать за день?» и я решил подойти к его решению прагматично.

То есть встал с утра и сделал зарядку – записал, позавтракал – записал, написал статью для сайта – записал. И так далее, со всеми остановки на протяжении семи дней. После того, как неделя окончилась, я сел и подвел итоги. В целом, расходование моего времени меня порадовало, кроме двух моментов: я много тратил времени на социальные сети, и долго собирался с мыслями, когда отвечал на электронную почту.

После того, как была проведена такая вот аналитика, я немного переосмыслил подход к рабочим процессам.

И пришел к некоторым выводам, о которых пойдет речь в этой статье

В настоящее время, с утра я стараюсь заниматься самыми важными делами сегодняшнего дня, а работу с (социальные сети и ответы на почту) оставляю на вторую половину дня.

Когда вы встаете с утра, ваш мозг – свеж и бодр, а это значит, что он может решать самые главные задачи наиболее креативно и эффективно. Если вы «сольете» это потрясающую эффективность утренних часов на вобщем-то бесполезное сидение в контакте или фейсбуке, то во второй половине трудового дня, вам придется долго говорить себе фразы типа «соберись тряпка» и бить себя ластами по щекам. Зачем оно вам?

с вечера предыдущего дня обязательно составляем список дел на завтра!

Возьмите себе за правило,

с вечера предыдущего дня, составлять список дел на завтра, выделяя в этом списке самое главное. Пусть оно будет одно, но такое, выполнив которое, вы скажете сами себе, что день был прожит не зря.

И на следующий день, встав с утра, принимайтесь за это дело. Выполнив его, вы почувствуете, что радость жизни и энергия наполняет вас, вы – молодцом, и все вам по плечу. Словом, такой вот простой совет –

PS Есть еще вероятность, что ваша работа связана с соц. сетями и электронной почтой и день свой вам надо начинать как раз с этого — тут тоже есть свои тонкости, об этом еще поговорим.

Надеюсь, вам помогла эта небольшая статья, посвященная вопросу «Как много успевать за день?» .

Текст — рационализаторски настроенный (с)

Вконтакте

Одноклассники

Простой способ БЫСТРО делать дела и МНОГО успевать. Что в имени тебе моем? Список самых красивых современных мужских имен День овоща: отличный способ избавиться от стресса

Летом, как никогда, перед многими людьми встает вопрос, как успевать больше делать за день . Хорошая погода тянет на речку и в лес, хочется побольше побыть с детьми. И в то же время работа тоже требует внимания, а у каждого блоггера есть еще одна забота – их любимый блог. Таким образом, как раз летом остро осознаешь, как сильно переполнен день множеством дел, планов и целей.

Чтобы вас не завалил ворох несделанных дел и вы не попали в такую неприглядную ситуацию, я приготовила для вас 5 простых советов, как можно упростить свой день.

Они покажут вам, как успевать больше, а самое главное, – как сделать все НУЖНОЕ . Последнее слово – ключевое. В отказе от ненужных дел сокрыт один из основных секретов успевания . Незачем осваивать принципы повышения , если в результате этого вы будете просто делать больше ненужной работы.

Совет 1 .
Вычеркивайте смело.

Данный совет – самый простой и самый действенный . Тот, кто хочет успевать, должен прекратить планировать много дел. Если вы привыкли писать длинные списки дел, что хотели бы сделать за день, то научитесь их сокращать.

В начале вам будет трудно это делать. Поэтому на первых порах пишите все, что хотите. Так вы будете уверенны, что ничего важного не упустите.

Потом просмотрите свой список, смело вычеркните из него как можно больше пунктов. Попробуйте поиграть с собой – сможете ли вы сократить его так, чтобы он стал в два раза короче.

Но это еще не все. Когда закончите эту необычную игру, отложите на некоторое время свой список. А потом вновь вернитесь к нему и постарайтесь еще его сократить.

Наверное, вас интересует, как же правильно вычеркивать то, что уже запланировали, чтобы оставить главное. Есть безошибочный критерий для этого. Как раз он поможет вам понять, что надо оставить, а что вычеркнуть. Критерий прост

Оставляйте лишь то, что продвигает вас
к вашим целям и мечтам.

Совет 2 .
Концентрируйтесь
лишь на трех целях.

Идеальный список дел на день должен включать всего лишь три цели . Но это должны быть три дела, что для вас Наиболее Важны . В свое время за подобный совет 25 000 долларов. Смотрите: даже сейчас это большие деньги, а 100 лет назад это было целое благосостояние!

Представьте себе, как высоко богатые люди оценили эту идею! Как раз они знают, на что тратить деньги, и ищут только то, что может увеличить их благосостояние. Так неужели вы считаете себя круче и умнее их, если не пользуетесь их опытом?

Даже, если это для вас не привычно, попробуйте выработать у себя такую нужную привычку. Она поможет вам концентрировать свои усилия на самом важном. Вы будете ценить свое время и всегда будете знать, на что лучше его направить.

Такой подход обеспечит вам то, что вы за день будете успевать делать запланированное. И вам уже будет нечего переносить на завтра.

Концентрация на важном
позволяет каждый день продвигаться вперед.

Совет 3 .
Объединяйте
мелочь и рутину.

Умение правильно организовывать свой процесс помогает сильно ускорить выполнение дел. Тем самым вы будете успевать больше их сделать. Особенно важно организовывать разную мелочь. Проследите за собой – как часто вас отвлекают на всякие раздражители и мелкие дела.

Самый простой пример – приход новых писем. Современные почтовые сервисы настроены так, что они автоматически доставляют письма вам на компьютер и сразу же сообщают вам об этом. Вы только-только углубились в задачу или начали что-то делать, и тут сигнал, что пришло новое письмо. Вы, естественно, отвлеклись, чтобы посмотреть, от кого оно.

Аналогичным образом отвлекают всякие мессенджеры (SMS, Скайп, обычный телефон). А ведь наш мозг требует время для того, чтобы переключиться с одного на другое. Вы отвлеклись – потеряли время. Потом вернулись к своей задаче – опять потеряли, пока настроились. Вот и посчитайте, сколько времени вы теряете зря .

Самый простой способ экономии времени – собрать все мелкие дела в один временной промежуток и заниматься ими только в это время. Например, вы определяете для себя, что будете просматривать почту днем и вечером. Я, например, очень люблю , свои будни основываю как раз на ней. И все мелкие дела я выполняю как раз в эти 15 минут передышки между делами основными.

Объединение мелких дел
сделает ваш день эффективнее.

Совет 4 .
Устраняйте
лишнее и ненужное.

Массу времени у нас воруют дела, которые, на самом деле, нас никуда не продвигают. Особенно много таких “завлекалок“ связано с компьютером. Наверное, вы замечали за собой, что заходишь куда-то казалось бы на 5 минут, а в итоге, застряешь там на час. Поскольку разнообразные компьютерные зацепки я достаточно глубоко, то сейчас не буду на этом останавливаться.

На работе много времени забирают курилки. Ладно, не будем уже говорить, сколько зла эта привычка может принести вашему здоровью. Но ведь курилки часто рассматриваются как социальный фактор – место, где можно пообщаться с коллегами. И “общаются“ там даже те, кто сам не курит. Подумайте, действительно ли вы нуждаетесь в этих разговорах. Вообще, конструктивны ли они или это просто сплетни.

Еще в эту группу можно отнести телевизор и желтую прессу. Неужели так важно знать, кто из звезд разводится или женится? Разве данная информация сделает вас успешнее? Станьте гурманом в потреблении информации – берите лишь то, что действительно вам нужно, или что доставляет вам удовольствие.

Тот, кто ценит свое время,
всегда думает, на что он его тратит.

Совет 5 .
Забудьте все “чудо-рецепты“

И напоследок, самый неожиданный для вас совет – перестаньте искать чудо-рецепт, как успевать больше.

Такого рецепта просто не существует. Физически никто не может успеть все. Всегда остаются какие-то дела, что ты не сделал, хотя и хотел. Любая попытка увеличить свою скорость, приведет вас лишь к энергетическому истощению или даже к депрессии.

Поверьте, успеха достигают лишь те, кто знает, что надо успеть в первую очередь. Поэтому еще раз внимательно перечитайте все советы, что даны выше.

Конечно, они не исчерпывают всех хитростей, которые помогают человеку стать более эффективным. Если хотите копнуть более глубоко, то внимательно изучите, как еще можно .

Например, за желанием “успевать больше“ может скрываться низкая самооценка. Такой человек количеством дел пытается доказать себе и другим, что он что-то стоит. А когда у него это не получается, он не доволен собой. Поэтому постоянно себя ругает и наказывает.

Или человек старается “крутится“, потому что он боится остановки. Ему кажется, что на этом его жизнь закончится, он лишится сил и энергии. Как правило, это законченные т , что вовсе не умеют отдыхать.

И если ваши причины из этого разряда, то, прежде чем увеличивать свою продуктивность, вам надо заняться собой , своим саморазвитием. Перестаньте обращать внимание на чужое мнение, поднимите уверенность в себе и, самое главное, научитесь замечать все свои успехи, как большие, так и маленькие. Тогда вы поймете, что вы всегда можете достичь своей цели. Для этого вовсе не обязательно сдвигать горы, ибо

Достигает успеха вовсе не тот,
кто стремится УСПЕВАТЬ ВСЕ.

Тест по оценке
вашей продуктивности

Многим людям сложно оценить свое умение организовывать трудовой процесс. И это закономерно. Нужные навыки не даются нам от рождения. Их надо в себе вырабатывать. Но ведь для этого надо знать, каких навыков тебе не хватает. Тогда будет проще найти техники, что помогут развить нужные качества.

В этом вам поможет прекрасный тест «Умеете ли вы организовывать свой труд». Это брошюра из 8 страниц, в которой помимо теста даны ключи для его расшифровки, а также пояснение к полученным результатам.

Данный тест позволит лучше понять, что же вам мешает добиться успеха, что нужно изменить и что выработать в себе для этого. Он

• покажет, насколько эффективно вы можете действовать для решения поставленных задач;
• поможет определить, что же вам надо сделать для получения более высоких результатов.

Данный тест условно бесплатен. Я подготовила его как ответный подарок на денежную поддержку этого сайта. Меня постоянно спрашивают о том, как можно выразить благодарность за мою работу. Просто. Угостите меня чашечкой кофе. Я его очень люблю и получаю массу удовольствия. А я в ответ отблагодарю вас этим тестом.

Чтобы получить данный тест, внесите 100 руб. на Яндекс-кошелек или WebMoney. Жители Украины на WebMoney могут внести гривну (50 грн. ).

Номера кошельков:

WebMoney R213267026024 (рубли)
U136906760978 (гривна)

Яндекс-кошелек 410011224648992

При перечислении в Примечаниях укажите свою Фамилию и Имя .

После этого:

1. Напишите мне в Форме обратной связи (разделе Контакты), категория!Финансовые вопросы».
2. Укажите, куда вы перечислили деньги и откуда.
3. Тест вам будет выслан на e-mail, который вы укажите в Форме обратной связи.

Привет, друзья!

Есть множество способов убить время - и ни одного, чтобы его воскресить.

На данный момент я веду в интернете 3 проекта и дел у меня довольно много, а успевать выполнять их мне помогает грамотный подход к данному вопросу. Но не всегда было так. Грамотно распределять свое время я научилась на курсе Анны Всехсвятской «Успеваю все» . Этот курс разработан специально для женщин. Он мне очень помог, поэтому теперь я его рекомендую всем женщинам, которые имеют проблемы с управлением свои временем. А если вы введете промо-код mir, то получите 10% скидку при заказе курса.

В этой статье я поделюсь базовыми правилами, которые помогут вам успевать гораздо больше.

А теперь спросите себя: грамотно ли вы используете свое время, достигаете ли поставленных целей и четко знаете чего хотите или постоянно откладываете дела на завтра, не ставите перед собой целей и просто плывете по течению жизни!?

Не задумывались об этом! Как же так? Это же ваша жизнь и она у вас одна!

Либо вы управляете своим временем, либо другие начинают управлять вашим временем.

И для того, чтобы стать хозяином своего времени, нужно знать азы личной эффективности и следовать им. В видео я рассказываю, каким образом я управляю своим временем и что мне помогает все успевать.

1. Определите свои цели.

Для этого выделите время, чтобы разобраться в себе и понять, чего вы хотите от жизни: кем стать, чем заниматься и что иметь. Ведь в мире нет ничего невозможного и только от нас зависит, насколько интересной и счастливой она будет. Поэтому разберитесь в себе и составьте список целей, чтобы иметь чёткое понимание, в каком направлении развиваться и на что тратить своё время.

2. Организуйте свой день.

Учёными было доказано, что если ложиться спать в 22.00 и вставать в 06.00, то организм гораздо больше отдохнёт, и утром вы будете чувствовать себя бодро и энергично. Рекомендую взять это себе на заметку. Я стараюсь придерживаться такого распорядка, но если у вас не получается ложиться спать в 22.00, то по крайней мере тратьте на сон не более 8 часов сутки. Этого времени вполне достаточно, чтобы выспаться.

3. Планируйте заранее.

Выберите время и распишите все свои дела на неделю. Я, например, делаю это в воскресенье. Пишите на день не более 5 – 6 дел, чтобы не перегружать себя. Выберите для себя оптимальную нагрузку. Так как достигает цели не тот, кто делает много дел за раз, а тот, кто делает дела, ведущие к цели, регулярно.

4. Разбивайте крупное дело на маленькие шаги.

Таким образом вы будете поэтапно и регулярно двигаться к достижению своей цели. Ведь если не разбивать крупное дело на шаги, то оно может откладываться изо дня в день, и вы не будете знать, как к нему подойти.

Как видите, это дело состоит из маленьких шагов. Когда вы эти шаги распишете, дело уже не будет казаться таким страшным и вы гораздо быстрее его выполните. Поэтому обязательно все дела, которые состоят из множества шагов, нужно расписать для себя, это позволит вам выполнить их гораздо быстрее.

5. Отключите отвлекающие сигналы.

6. Уделяйте не более одного часа в день на соц. сети и почту.

Выделите для этого определённое время. Лучше всего делать это вечером, когда большая часть важных дел будет сделана.

7. Научитесь говорить «нет».

В мире, в котором мы живём, очень много отвлекающих факторов. Рано утром вам может позвонить друг и попросить помочь ему в чём-то либо сходить куда-нибудь. Подобное вмешательство может отнять у вас уйму времени, а если это происходит регулярно, то вы вообще можете не сдвинуться с мёртвой точки. Да, помогать нужно, но не нужно это делать во вред себе.

Когда я жила на острове Самуи, каждый день получала предложения куда-то сходить, посмотреть какое-то новое место либо заняться чем-то интересным. Да, это всё, конечно, здорово, но в то же время я понимала, что у меня есть неотложные дела, свой составленный план, и я говорила «нет». Я для себя решила: два дня работаю, один день отдыхаю. Таким образом я успевала и новые места посмотреть, и на пляж сходить, и выполнить все необходимые дела.

Поэтому прежде, чем начать менять свои планы, подумайте, что для вас важнее и можно ли чужую просьбу или предложение перенести на другой день.

8. Если дело занимает не более 5 минут , выполняйте его сразу.

Не нужно записывать в ежедневник такое дело, как, например, звонок и запись к парикмахеру. Лучше сразу позвоните и запишитесь, чтобы больше не тратить на это время.

9. Делегируйте.

Не нужно выполнять все дела самостоятельно. Можно их поручить другим людям, машинам или сервисам, которые выполнят ваши дела более быстро и качественнее. Конечно, за то, чтобы перепоручить какие-то свои обязанности, необходимо платить. Но это небольшие деньги. Многие заблуждаются в том, что делегирование доступно только состоятельным людям. На самое деле это не так. Вы можете обратиться к фрилансеру, который возьмёт на себя выполнение какой-либо задачи по вашему проекту и сделает это гораздо быстрее и качественнее, так как он специалист в данном вопросе. Это может быть написание продающегося текста, программирование, создание баннера или логотопа и многое другое. Таких фрилансеров вы можете найти на сайте work — zilla . com . Выполнение таких мелких дел у фрилансера стоит совсем недорого.

Аутсорсинг необходим в тех случаях, когда вы хотите передать какое-то дело на длительный срок. Например, вы можете передать таким компаниям ведение бухгалтерии либо оказание услуг по уборке дома. Также вы можете нанять личного помощника, если у вас много мелких дел, которые не требуют профессиональных знаний. Такого помощника вы можете нанять себе на длительный срок.

Помимо людей вы можете обратиться за помощью к сервисам, которые упростят вашу работу. Например, вместо того, чтобы вручную писать посты во ВКонтакте, вы можете обратиться к такому сервису, который будет автоматически публиковать посты в вашей группе.

Также вы можете обратиться за помощью к различным машинам. Сейчас их большое количество. Особенно хорошо они помогают в ведении домашнего хозяйства. Это могут быть мультиварки, посудомоечные, стиральные машины, всё, что угодно. Также вместо того, чтобы тратить время на поход по магазинам, вы можете заказывать необходимые товары через Интернет, что тоже сэкономит ваше время.

10 Анализируйте.

По истечении недели посмотрите, выполнили ли вы все дела, которые планировали. Если нет, то постарайтесь понять, где вы сбились с пути и что именно вам помешало.

В случае если вы чувствуете, что несмотря на планирование вы всё равно используете своё время недостаточно эффективно, проведите хронометраж времени. Для этого каждый день в течение недели записывайте все дела, которые вы делаете, а также указывайте время, в течение которого вы делаете какое-то дело. Благодаря этому вы поймёте, что вас отвлекает и отнимает необходимое время. Иногда вы берёте на себя слишком большую нагрузку, и на следующий день вам вообще не хочется браться за работу.

Анализируя свой опыт, вы разработаете для себя идеальную систему по управлению своего времени и будете использовать его эффективно, а значит, достигать своих целей. Следовательно, в ближайшие пару лет ваша жизнь изменится кардинально.

До новых встреч!

Вконтакте

Новый год начинается с планов. Мы попросили Александра Трофимова, который каждый день ставит задачи 30 инженерам в «Лаборатории Касперского», рассказать о том, как начать вести обычный список дел и не сломаться в первую же неделю.

Сколько обещаний вы даете себе на год? Заниматься спортом, проводить больше времени с семьей, читать больше книг? У меня нет статистики, но, полагаю, не ошибусь, если скажу: многие из «сорвавшихся» жалуются на нехватку времени как причину того, что новогоднее обещание так и осталось обещанием.

Они говорят: «У меня очень мало времени на …». Звучит это убедительно, ведь для того, чтобы заниматься спортом, нужно время. Даже задача «провести время с семьей» прозрачно на это намекает.

Практически любое обещание потребует, чтобы мы уделили ему свои драгоценные секунды, часы и дни. Что мешает это сделать? У нас:

1. мало времени;
2. много дел.

Управлять временем мы не можем: его всегда 24 часа в сутки и 7 суток в неделе. Но мы можем управлять тем, как и на что свое время тратим. Предлагаю на этом и сосредоточиться.

Что нужно сделать, чтобы успевать больше? Не обдумывать задачи больше одного раза и стараться делать их в потоке, не отвлекаясь.

Перестать тратить силы на повторные решения

Каждая мысль - это принятие решения.

Вы увидели чужую книгу, которая лежит на столе, и приняли решение не отдавать ее прямо сейчас. За день эта мысль несколько раз повторится в голове. Вспомнили, что нужно купить зубную щетку, но решили, что среди рабочего дня идти в магазин – моветон. «Вечером после работы и куплю», - подумали вы еще три раза. И так далее. Всплывающие уведомления почты или мессенджеров, звуки от них, открытые вкладки браузера и 15 открытых приложений на рабочем столе - каждый раз, когда мы смотрим на эти объекты, мы снова принимаем решение: сейчас посмотреть, что там в письме, или потом. «Вот эта вот вкладка в браузере, она мне завтра пригодится точно, сейчас ее закрывать не стоит».

Любое решение истощает способность активно мыслить. Это важно понимать, потому что активно мыслить мы можем не более нескольких часов в день. Поэтому решения нужно принимать однажды и возвращаться к ним, только когда мы эти решения готовы исполнить. И для этого нужно воспользоваться следующими советами.

Выгружать все задачи из головы

Твоя голова - самый паршивый офис. Дэвид Аллен

Держать в голове все свои дела - это худшее, для чего ее можно использовать. Некоторые исследователи считают, что человек способен обрабатывать не более трех-пяти идей одновременно. Представим:

• прямо сейчас нужно написать отчет;
• после работы зайти в магазин;
• оплатить интернет;
• оплатить страховку для машины.

И тут в голову в третий раз приходит «новая» мысль: «не забыть в магазине купить молоко!!!». В этот момент пропадает концентрация на одной из предыдущих идей. Я обычно «роняю» то, чем нужно заниматься прямо сейчас, - отчет. Мало того - каждый раз, когда мы так отвлекаемся, мы теряем контекст. И тратим на его восстановление ресурс, предназначенный для того, чтобы работать и думать: вместо отчета наши силы уходят на повторное принятие решения купить молоко - вечером или на выходных. Поэтому все задачи должны лежать там, где им место, - в списке задач.

Перестать накапливать задачи во «входящих»

Три блокнота, четыре почтовых ящика, лоток для бумаг на рабочем месте, кошелек, тумбочка возле рабочего стола, фото на телефоне, файлы на рабочем столе ноутбука: это список моих входящих. Что такое входящие? Это места, где накапливается все, что может превратиться в задачи.

Вопрос: какую самую большую ошибку может совершить владелец бесконечного диска? Ответ: создать на нем папку «Разобрать!»

Как и в папках «Разобрать», Sort, «Другое», нельзя позволять накапливаться объектам во входящих. Иначе их масса включит механизмы прокрастинации, и задачи в лучшем случае протухают. А в худшем приходят уже в виде срочных и неприятных, доказывая, что ваша система работы с задачами никуда не годится.

Вести все задачи в одном списке

Не нужно создавать для каждого вида деятельности отдельный список задач. По крайней мере на первом этапе вживания в новое, производительное «я».

Список рабочих задач, список домашних задач, список задач для улицы, для процедуры выноса мусора и так далее - для этого достаточно одного списка задач. Если списков несколько, то после того, как дело сделано, у нас встанет выбор, какой из списков открывать сейчас. И мы снова потратим энергию на принятие этого решения. Второй список, не говоря уже о третьем и последующих, - это мощнейший «прокрастиноген».

В этом правиле могут быть исключения, если вы точно знаете, что делаете. Вот когда это возможно:

1. дела из списков никогда не пересекаются и на каждый список есть выделенное время. К примеру, есть домашний и рабочий список: мы не делаем домашние дела на работе, а уходя с работы, вычёркиваем её из своей жизни.
2. Если это вынужденная мера: например, политика безопасности компании запрещает смешивать списки. Придётся мириться с возможными последствиями и контролировать, чтобы этого не происходило.

Главное - помнить: чем больше у нас источников задач, тем больше вероятность, что часть дел никогда не выполнится.

Записывать задачи так, как будто выполнять их предстоит роботам

«Зимняя резина» - это достаточно понятная задача?

Строго говоря, нет. Задача отвечает на вопрос, что нужно сделать, и описывает конкретное действие, которое нашему роботу предстоит сделать. Поэтому, скорее всего, задача будет звучать так: «позвонить по телефону 111-11-11 и договориться о замене резины». Потом будут задачи: «заехать за зимней резиной в гараж» и «поехать в N, чтобы заменить резину (не забыть положить резину в машину!)».

Такие действия легко выполнить без включения мозга. Они не требуют принятия решения и потому позволяют выполнять такие задачи чуть ли не дюжинами, не растрачивая нашей энергии.

Не нужно полностью описывать все действия, если понятно, как их выполнять. «Осторожно перемещайте пылесос так, чтобы он собрал весь мусор» - излишне. Хватит «пропылесосьте во всех комнатах». Но должно быть понятно, что нужно сделать.

«Изучить английский» - и вовсе покушение на изменение образа жизни. Ведь нельзя идеально выучить язык за 10, 50 или 300 занятий. Для этого нужно изменять свою жизнь, каждую неделю уделяя время чтению, аудированию и другим занятиям.

• задача должна рассказывать, что нужно сделать. Для этого там нужно полное предложение: подлежащее, сказуемое и так далее.
• Задача должна выполняться с минимальным напряжением. Она должна быть понятна даже роботу, для чего её формулировка должна совпадать с первым шагом, необходимым для продвижения к цели.
• Задачи, которые слишком крупные и являются, по существу, проектами (прочитать БСЭ) или новым образом жизни (стать здоровым и стройным), нужно дробить на более мелкие и понятные: «прочитать 10 страниц 15-го тома» или «почитать БСЭ полчаса», «сделать становую 80 кг*8, 4 подхода».

Кстати, вы заметили небольшой довесок в конце одной из задач - «не забыть положить резину в машину!». Это элемент чек-листа. И я призываю их использовать.

Использовать чек-листы

В жизни каждого человека есть повторяющиеся сценарии: каждый год вы едете в отпуск, готовите годовой отчет, собираете детей в школу. Да, отпуск в этом году может быть не на Бали, а под одеялом дома, но на работе при этом нужно сделать каждый раз одни и те же действия. Я пользуюсь таким списком уже несколько лет. Кроме того, у меня есть списки для сборов, что сохраняет нервы при каждом отъезде.

Все маркетинговые уловки бесполезны против сытого мужчины со списком покупок.

Список можно оформить не только письменно. В каждую поездку я беру с собой некий набор, который мне в других обстоятельствах не понадобится: дорожную подушку, переходники для электрических розеток и прочее. Все эти вещи я просто складываю в чемодан и храню там. Для того чтобы их взять, мне вообще не нужно использовать мышление - они просто лежат там, где это мне понадобится. Достаточно спинного мозга.

Очень важны два списка: список еженедельного обзора системы продуктивности и «гвоздодер». Второй - это список слов, предложений, да хоть картинок, которые дают нашему мозгу зацепки для того, чтобы вытащить из него все задачи. Такую рутину нужно проделывать как можно чаще (идеально раз в день, но можно и немного реже), чтобы выполнить первый пункт из статьи: не держать задачи в голове. Вот, к примеру, маленьких кусочек моего:

• отопление;
• кондиционирование;
• водопровод/канализация;
• ремонт;
• электричество;
• мебель;
• коммунальные службы;
• платежи;
• кухня/оборудование кухни;
• санузел;
• места для глобальной уборки;
• кладовка;
• антресоль».

Использовать его так: сесть там, где ничто и никто не будет мешать, и просто пройтись по списку, вдумываясь и представляя себе каждый пункт и записывая все задачи, которые всплывают в голове. В первые разы список этих задач будет пугающим, но потом уменьшится, если проводить процедуру регулярно.

Научиться доверять своему списку задач

Это самое сложное. Я сам несколько раз встречался с этой проблемой, пока не научился, и замечал ее у других: список задач есть, но задачи в него только записываются и редко выполняются. Или задачи выполняются без обращения к списку, мимо него.

В итоге мозг соображает, что задачи он записал, а вот выгружать их пока не стоит, потому что тогда они никогда не выполнятся.

По моему опыту для доверия к системе нужно научиться следующему:

1. заносить любые задачи в список;
2. выполнять только те задачи, которые есть в списке;
3. регулярно проводить еженедельный обзор системы.

Еженедельный обзор

В его рамках нужно:

1. полностью очистить все «входящие» (лучше это делать чаще, но раз в неделю почти необходимо);
2. пройтись по всем задачам в поиске тех, которые «прокрастинируются», выполнены, но не отмечены, плохо сформулированы или еще каким-то способом загрязняют список задач;
3. просмотреть дела на следующую неделю и спланировать те задачи, которые должны быть выполнены в этот период.

Не сдаваться

Никогда. Любая система личной эффективности иногда приходит в негодность. Что бы ни было причиной - два списка задач из необходимости, изменение служебных обязанностей, аврал - из любых падений нужно извлекать уроки, придумывать новый инструмент, чтобы избежать подобных проблем в будущем и снова учиться выполнять задачи, а не печалиться о них.

Понятно, что это лишь общие советы, из которых достаточно сложно вырастить свою систему без помощи. К счастью, сейчас есть множество методик, которые разбирают в подробностях, как и что нужно делать. Моя любимая - методика Макса Дорофеева . Но вы можете использовать и другие проверенные методы. Главное - двигаться вперёд.

Вчера я пересекла две границы, завершила три текущих проекта с клиентами, заключила сделку с большими перспективами, а вечером ужинала дома со своей второй половинкой.

Я работаю 25 часов в неделю, сплю по восемь часов в день, не составляю расписание и всё ещё умудряюсь делать намного больше вещей, чем когда я была приклеена к офисному столу по 60 с лишним часов в неделю.

Я далеко не сверхчеловек. Всё, описанное выше, просто наглядный пример.

Видите ли, будучи независимой от места и работая на себя больше года, я получила несколько ценных уроков эффективности и управлении собственным временем.

Ниже - список лайфхаков, которые могут показаться очень простыми. Однако, как только вы действительно опробуете их, вы заметите, что ваши дела занимают всё меньше и меньше времени.

1. Пользуйтесь преимуществами эффекта Зейгарник

У мозга есть назойливая встроенная функция постоянно напоминать о делах, которые вы оставили незаконченными, таким образом подталкивая вас доделать задачу. Это и есть , и он поможет вам завершить дела, которые вы уже начали.

Неважно, нравится вам задача, которую нужно решить, или нет, сделайте по крайней мере один крошечный шаг к ней.

Столкнулись с творческим кризисом и не можете писать? Откройте пустой файл и начните печатать что угодно - что вам нравится. Нужно начать планировать свадьбу? Начните с поиска свадебного букета. Нужно к завтрашнему дню разработать маркетинговую стратегию компании? Запишите пару идей на видео для начала.

В 99% случаев вы будете работать над задачей до победного конца.

2. Используйте инструменты для управления проектами (не только для рабочих дел)

Нашему мозгу не нравятся сложные задачи. Когда он сталкивается с какой-либо абстрактной задачей, скажем «придумать ежемесячную маркетинговую кампанию», он незамедлительно впадает в уныние и предпочитает заняться лёгкими привычными делами.

Вот почему необходимо разделить каждое большое дело на несколько простых, крохотных, достижимых шагов.

Здесь инструменты для управления проектами приобретают важное значение. Вы же не хотите пропустить никаких важных шагов, правильно?

Существует несметное число и бесплатных, и платных приложений для управления личными проектами. Мне больше всего нравится визуальный подход к управлению в Casual .

Особенно прекрасно в этом приложении то, что вы можете структурировать информацию так, как она приходит вам в голову - в виде взаимосвязей, а не линейно. Значит, вместо рисования линейного пошагового плана вы можете создать подробную картину проекта с несколькими потоками действий, которые происходят одновременно или одно за другим. (Подробнее о майндмэппинге и инструментах для него ).

Другими словами, вы рисуете наглядную карту, которая позволяет вам окинуть весь проект одним взглядом плюс помогает делать небольшие шаги, ведущие к вашей цели.

Вот пример такого проекта:

Почему такой наглядный подход отлично работает для меня (и, возможно, подойдёт для работы и вам):

1. Вы всегда знаете, какой шаг должен быть следующим, поэтому не оставляете себе даже шанса для прокрастинации.
2. У вас есть большая ясная картина своих целей, понятных с одного взгляда.
3. Спланировать целый проект так же просто, как и нарисовать его на бумаге (что я и делала раньше), а пользоваться планом гораздо удобнее.
4. Если вы работаете в команде, всегда будет понятно, что уже сделано, а что делается сейчас. Это значит, что будет меньше ошибок и пропущенных дедлайнов.

Другие популярные инструменты, которыми мне понравилось пользоваться: Basecamp , Podio , и Microsoft Project .

3. Меняйте свои привычки

Сегодня легко найти информацию о том, как успевать делать все свои дела, но многие ли из вас применяют эти советы на практике? Я тоже была в этой лодке.

У всех нас есть привычки, и поменять их очень . Тем не менее одно умное решение этой проблемы можно обнаружить в книге Чарльза Дахигга (Charles Duhigg) « ». Автор называет его циклом привычки. Если коротко, привычка состоит из трёх компонентов: раздражитель («спусковой крючок», который предшествует привычному поведению), привычное поведение (фактическое повторение действия) и награда (внешняя и внутренняя награда, которую вы получаете за выполнение привычного действия).

Сейчас плохая новость - на раздражители вы никак не можете повлиять. Хорошая новость - вы можете изменить привычное поведение.

Решение - запланировать, что нужно сделать в сетях и медиа, за ночь до этого. Установить для себя точное время, когда этим заниматься, и делать это каждый день.

Такой подход применим для любых раздражителей, которые приводят к негативному поведению.

Каждый раз, когда вы выполните ваше новое привычное действие, убедитесь, что вы вознаградили себя за это. Придумайте для себя ритуал, который поможет вам предвосхищать своё негативное поведение, например бездумный веб-сёрфинг, трату денег или поедание сладостей, и каждый раз, когда вам удаётся этого избежать, награждайте себя чем-нибудь приятным.

Повторять 21 день, пока новая привычка не прилипнет.

Около 50 лет назад нейрофизиолог Натаниэл Клейтман (Nathaniel Kleitman) обнаружил, что наше тело переходит от пика активности к спаду каждые 90 минут на протяжении всего дня. Этот феномен также известен, как ультрадианный ритм. Проще говоря, мы можем быть продуктивны только на протяжении 90 минут.

Что происходит по истечении 90 минут? Мы начинаем искать дополнительное топливо в виде кофеина, сладких батончиков или собственных гормонов стресса: адреналина, норадреналина и кортизола. В этот момент мы теряем сосредоточенность, перестаём думать ясно и видеть целостную картину.

Мой вчерашний день прошёл так: я добралась до аэропорта и работала в кофейне 90 минут до посадки (там не было Wi-Fi), во время полёта посмотрела фильм и снова вернулась к работе в поезде из Швейцарии во Францию. Когда я оказалась дома, я быстро проверила входящие, поужинала и поработала ещё 90 минут.

В результате всего лишь за 4,5 часа я сделала большую часть работы, на которую раньше я бы потратила 8-часовой рабочий день.

5. Расставляйте приоритеты до последнего

Один руководитель из Пентагона блестяще сформулировал суть этого совета:

Сначала я составляю список приоритетов: первый, второй, третий и так далее. И тогда вычёркиваю всё, что ниже третьего.

Это золотое правило для любого ежедневного списка задач. Все задачи после третьей переносите на следующий день.

Не можете определить, какие задачи важнее?

1. Подумайте, есть ли зависимость между задачами. Можно ли сделать шаг A, не делая шага B? Если нет, то задача B более важная. Выбирайте те задачи, которые влияют на ваш дальнейший успех.
2. Используйте матрицу решений.

Всё, что находится в правом верхнем углу, стоит отметить ярлыком «Сделай это сейчас». Задачи с большой отдачей, которые сложно сделать, нужно перемешивать с другими, менее сложными. Задачи с небольшой отдачей, которые легко сделать, стоит делегировать.

Для меня сверхпродуктивное место работы - аэропорты и самолёты. На самом деле, я чаще выбираю рейсы с пересадкой, чем прямые (они, ко всему прочему, дешевле минимум на 100 долларов), и стараюсь закончить как можно больше дел в дни, когда я в пути, а не когда работаю из дома.

А сейчас позвольте мне объяснить.

У вас есть строго ограниченное время (до вылета или до посадки) и ограниченный бесплатный Wi-Fi. Это значит, что вы можете работать спринтами по 90 минут, чтобы оставаться на пике продуктивности.

Вам не на что отвлекаться, когда вы сидите в самолёте: ваш телефон выключен, и остаётся только чистая эффективная работа, которую нужно выполнить за ограниченное время. Я часто стараюсь воссоздать похожую обстановку дома: отключаю интернет и 90 минут делаю свою работу, не отвлекаясь ни на что другое.

Подведём итоги. Вот план, как успевать больше, а работать меньше:

1. Сделайте первый шаг в вашем деле и позвольте эффекту Зейгарник помочь вам завершить его.
2. Используйте инструменты для управления проектами, чтобы чётко представлять, что нужно сделать, и всегда быть сосредоточенным.
3. Отслеживайте свои раздражители и преобразуйте их в позитивные привычки.
4. Расставляйте приоритеты и работайте над наиболее важными задачами.
5. Устраните всё, что отвлекает вас. Например, устройте себе «аэропортовый день».